HubSpot workflows: 5 voorbeelden

Wat zijn HubSpot workflows

Een workflow in HubSpot is een reeks automatische acties die starten wanneer iets gebeurt. Een contact vult een formulier in, een deal bereikt een bepaalde fase, een ticket wordt aangemaakt.

Je bouwt ze in de visuele editor onder Automation > Workflows. Je kiest een trigger, voegt acties toe, en zet het aan. HubSpot regelt de rest.

Op papier simpel. In de praktijk zijn er vijf workflows die bijna elk bedrijf nodig heeft.

1. Automatische lead toewijzing

Trigger: Nieuw contact wordt aangemaakt via formulier.

Acties:

• Check het veld “Land” of “Bedrijfsgrootte”
• Wijs toe aan de juiste sales medewerker op basis van regio of segment
• Stuur een interne notificatie naar die medewerker
• Maak een taak aan: “Bel binnen 24 uur”

Waarom dit werkt: Leads die binnen 5 minuten gebeld worden converteren 21x beter. Handmatige toewijzing kost tijd. Deze workflow elimineert dat.

2. Deal fase automatisering

Trigger: Deal wordt verplaatst naar fase “Voorstel verstuurd”.

Acties:

• Wacht 3 dagen
• Check of de deal nog steeds in dezelfde fase staat
• Zo ja: stuur een follow-up email naar het contact
• Wacht nog 4 dagen
• Nog steeds geen beweging: maak een taak aan voor de deal owner

Waarom dit werkt: De meeste deals sterven in stilte. Niemand volgt op. Deze workflow dwingt opvolging af zonder dat je eraan hoeft te denken.

3. Re-engagement campagne

Trigger: Contact heeft 90 dagen geen email geopend en geen website bezoek.

Acties:

• Stuur email 1: “We missen je” met relevante content
• Wacht 7 dagen
• Geen interactie? Stuur email 2: directe vraag of ze nog interesse hebben
• Wacht 7 dagen
• Nog steeds niks: verplaats naar lijst “Inactief”

Waarom dit werkt: Je database vervuilt. Inactieve contacten verlagen je email deliverability. Deze workflow ruimt op of wekt contacten weer tot leven.

4. Interne notificaties bij belangrijke events

Trigger: Contact bekijkt de pricing pagina, of een deal boven EUR 10.000 wordt aangemaakt.

Acties:

• Stuur direct een Slack bericht naar het sales team
• Stuur een email naar de deal owner met context
• Log de activiteit in de contact timeline

Waarom dit werkt: Timing is alles in sales. Als iemand je pricing pagina bekijkt, wil je dat nu weten. Niet morgen in een rapport.

5. Onboarding sequence voor nieuwe klanten

Trigger: Deal wordt verplaatst naar fase “Closed Won”.

Acties:

• Stuur welkomst email met next steps
• Wacht 1 dag, stuur email met toegangslinks en documentatie
• Wacht 3 dagen, stuur check-in email
• Maak een taak aan voor customer success: “Plan kickoff call”

Waarom dit werkt: De eerste week na aankoop bepaalt of een klant blijft. Zonder gestructureerde onboarding vergeet je stappen en voelt de klant zich verloren.

Waar HubSpot workflows tekortschieten

HubSpot workflows zijn krachtig voor CRM-gerelateerde automatisering. Maar er zijn grenzen.

Geen externe API calls. Je kunt geen willekeurige API aanroepen vanuit een HubSpot workflow. Wil je data ophalen uit een extern systeem? Dan heb je Operations Hub Professional nodig, of een tool als n8n.

Beperkte logica. If/then branches zijn basic. Complexe condities met meerdere variabelen worden snel onoverzichtelijk.

Geen loops. Je kunt niet itereren over een lijst items. Als je 50 regels in een order wilt verwerken, moet je dat anders oplossen.

Rate limits. Bij grote volumes loop je tegen HubSpot’s uitvoeringslimieten aan. Workflows die duizenden contacten tegelijk verwerken kunnen vertragen.

Wanneer je n8n nodig hebt naast HubSpot

De combo HubSpot + n8n is sterk. HubSpot doet de CRM automatisering. n8n doet alles daaromheen.

Voorbeelden:

• Nieuwe HubSpot deals automatisch verrijken met bedrijfsdata via externe APIs
• Facturen aanmaken in Exact of Moneybird wanneer een deal sluit
• Leads scoren met AI en de score terugschrijven naar HubSpot

HubSpot is goed in wat het doet. Maar het is niet gebouwd om je hele tech stack te orkestreren. Daar heb je een workflow engine als n8n voor nodig.

Meer weten? Bekijk onze HubSpot automatisering dienst of lees wat HubSpot precies is.