afas koppeling laten maken.

Jij houdt de sleutels

Bij de meeste koppelingen geef je een leverancier toegang tot je hele pakket en hoop je dat het goed gaat. Bij AFAS werkt het andersom, en dat bevalt ons. De koppeling begint in jouw eigen AFAS Profit. Daar maak je een App connector aan, en die bepaalt welke connectoren onze workflow mag aanroepen. Lezen via de GetConnectors die jij aanwijst. Schrijven via de UpdateConnectors die jij aanzet. Niets daarbuiten.

Trek je de App connector in, dan stopt de koppeling. Wil je weten wat hij precies mag, dan kijk je in je eigen AFAS. Je hoeft ons daarvoor niet te bellen.

Met die sleutels bouwen we twee dingen die in veel bedrijven nog met de hand gaan: inkoopfacturen uit een mailbox inboeken, en bestellingen uit een webshop of CRM als verkooporder aanmaken.

Wat een App connector regelt

Een App connector is in AFAS de plek waar je toegang beheert. Je kiest de manier van inloggen:

• Token. Een token in de Authorization header van elk verzoek.
• OAuth. Met client credentials of authorization code. Een access token is een uur geldig, daarna vraagt de koppeling zelf een nieuwe aan.

AFAS beweegt richting OAuth, en nieuwe koppelingen bouwen we daar bij voorkeur op. Daarnaast koppel je de connectoren aan de App connector. Voor de facturen is dat FiElectronicInvoicePurchase, voor orders FbSales, voor relaties de relatie-connectoren. Je hoeft geen AFAS-partner te zijn om dit in te richten, en wij ook niet.

Inkoopfacturen naar AFAS

Facturen komen binnen op een vast adres. De workflow stuurt ze naar AFAS via FiElectronicInvoicePurchase. Die connector neemt een factuur aan als UBL of als PDF.

Komt er een losse PDF zonder UBL, dan pakt AFAS die zelf op met Scan & Herken, als die activatie bij jullie aan staat. Of jullie Scan & Herken hebben, kijken we samen na. Staat het niet aan, dan kan een taalmodel de PDF vooraf uitlezen en maken we er een UBL-factuur van.

Wie de factuur daarna goedkeurt, verandert niet. De goedkeuringsroute in AFAS blijft van jullie. Wil je meer weten over het uitlezen van facturen en de valkuilen daarbij, lees dan factuurverwerking automatiseren.

Orders als verkooporder

Een bestelling in je webshop of een gewonnen deal in je CRM wordt een verkooporder via FbSales. Eerst zoekt de workflow de klant op. Is hij nieuw, dan maakt hij hem aan via de relatie-connectoren. Daarna gaat de order erin, regel voor regel met de juiste artikelen. Een order zonder regels kan ook, maar dan vraagt AFAS om het veld SoQu.

Het lastigste is niet het aanmaken, maar het matchen: welk artikel in AFAS hoort bij welke productcode in je webshop. Die vertaling leggen we vast in een tabel die jullie zelf kunnen bijhouden. Hoe dat matchen in de praktijk loopt, met de fouten die je wilt voorkomen, staat bij Exact Online orderverwerking automatiseren. Andere software, dezelfde valkuilen.

Testen zonder je administratie te vervuilen

Wij hebben geen eigen AFAS-omgeving. We bouwen en testen in die van jullie. Hebben jullie een test- of acceptatieomgeving, dan testen we daar. Zo niet, dan spreken we met jullie administratie af hoe we in productie testen: op een vaste testrelatie, met orders en facturen die herkenbaar als test zijn gemarkeerd. Zo loopt er niets door je echte nummering heen zonder dat de administratie ervan weet.

Grenzen van de AFAS API

Eén aanroep mag maximaal 75 MB zijn, TLS 1.2 is verplicht, en een aanroep die rond een kwartier loopt wordt afgebroken. Een vast aantal verzoeken per minuut noemt AFAS niet; er geldt een fair-use beleid. Grote hoeveelheden verdelen we daarom over de tijd. Leesacties via GetConnectors gaan met filters en in porties.

Waar AFAS de bron is, laat onze workflow op vaste momenten kijken wat er nieuw is. Dat is een ontwerpkeuze van ons: voorspelbaar en makkelijk te controleren. Hoe wij in het algemeen koppelingen opbouwen, met logging en foutafhandeling, lees je op de pagina over api integratie.

Bestaat er al een koppeling

Voor veel pakketten bestaan al koppelingen met AFAS, gebouwd door AFAS-partners, en voor webshops als Shopify zijn er apps. Doet zo’n bestaande koppeling wat jullie nodig hebben, kies die.

Maatwerk loont als je bron er niet tussen staat, als facturen of orders van meerdere plekken komen, als je een controlestap wilt die een standaardproduct niet heeft, of als de gegevens ook nog naar een ander systeem moeten.

Wanneer het niet loont

• Weinig volume. Een paar orders of facturen per week verdienen de bouw niet terug. De rekensom staat bij wat automatisering kost.
• Een bestaande koppeling dekt het. Kies die.
• Artikel- of relatiegegevens die niet kloppen. Een koppeling maakt een rommelige basis alleen sneller rommelig.
• Geen afspraak over goedkeuring. Leg eerst vast wie tekent.

Valt jullie situatie hieronder, dan horen jullie dat van ons in het eerste gesprek.

Wat je betaalt

Een enkele stroom, bijvoorbeeld webshoporders als verkooporder in AFAS, zonder taalmodel, kost vanaf EUR 3.000. Moeten inkoopfacturen eerst door een taalmodel gelezen worden, dan begint het bij EUR 4.000 en komen er modelkosten per factuur bij. Inkoop en verkoop samen, met een uitzonderingsrij, vallen in de band van EUR 6.000 tot 10.000. Wijzigingen later rekenen we af tegen EUR 125 per uur, hosting is EUR 20 tot 200 per maand. Zie ook wat kost een ai agent.

Werkt jullie boekhouding in Exact in plaats van AFAS, dan is de inkoopkant uitgewerkt bij factuurverwerking automatiseren.