hr automatisering.

HR administratie is een fulltime baan die niemand wil doen

Een nieuwe medewerker aannemen kost je HR team gemiddeld 4 uur aan administratie. Contract genereren, IT accounts aanvragen, buddy toewijzen, eerste-week schema maken, toegang regelen tot systemen, welkomstmail versturen. En dan nog de papieren rompslomp eromheen.

Vermenigvuldig dat met 10 nieuwe medewerkers per kwartaal en je hebt een halve FTE die alleen bezig is met onboarding. Terwijl diezelfde persoon eigenlijk gesprekken zou moeten voeren, cultuur zou moeten bewaken, en talent zou moeten aantrekken.

Het ergste is dat het niet alleen tijd kost. Het gaat ook fout. Een vergeten account, een verkeerd telefoonnummer in het systeem, een laptop die niet klaarstaat op dag 1. Dat soort fouten kosten vertrouwen bij je nieuwe medewerker, precies op het moment dat eerste indrukken tellen.

Wat automatisering betekent voor HR

Stel je voor: iemand tekent het contract digitaal. Automatisch worden alle accounts aangemaakt in Google Workspace of Microsoft 365. De manager krijgt een Slack bericht met het eerste-week schema. IT krijgt een taak om de laptop klaar te zetten. De nieuwe collega ontvangt een welkomstmail met alles wat ze nodig hebben.

Dat is geen toekomstmuziek. Dat bouwen wij in twee weken.

En het stopt niet bij onboarding. Verlofaanvragen die automatisch door de juiste goedkeuringsflow gaan. Contracten die 3 maanden voor einddatum een herinnering triggeren. Offboarding checklists die automatisch starten op de laatste werkdag. Ziekteverzuim dat direct gemeld wordt bij de arbodienst.

Wat we bouwen

• Onboarding workflow - contract getekend tot werkplek klaar. Accounts, apparatuur, schema, introductie. Alles automatisch. Van 4 uur naar 10 minuten per nieuwe medewerker
• Verlof en verzuim - aanvragen via Slack of een simpel formulier, automatische goedkeuring door de juiste manager, saldo bijwerken in Personio of AFAS
• Contract lifecycle - einddatums bijhouden, verlengingsherinneringen sturen, nieuwe contracten genereren op basis van templates
• Offboarding - laatste werkdag gepland? Automatisch accounts deactiveren, apparatuur terughalen, exit survey versturen, en toegang intrekken
• HR rapportages - maandelijks overzicht van headcount, verzuimpercentage, openstaande posities en onboarding status. Automatisch in je inbox

Hoe het werkt

1. Intake - we inventariseren je HR processen en tools. Welke systemen gebruik je (Personio, AFAS, Exact, Google Workspace)? Waar zit de meeste handmatige arbeid?
2. Sprint - in twee weken bouwen we de eerste workflows. We beginnen altijd met onboarding, dat levert direct de meeste tijdsbesparing op
3. Overdracht - je HR team krijgt een walkthrough, documentatie en een support periode. Optioneel breiden we daarna uit naar verlof, offboarding en rapportages

Wat het kost

HR automatisering start vanaf EUR 3.000 voor een onboarding workflow met 2-3 systeemkoppelingen. Een volledig pakket met onboarding, verlof, offboarding en rapportages zit tussen EUR 6.000 en EUR 10.000. De investering verdient zich terug zodra je derde medewerker aan boord komt.

Meer weten over de bredere mogelijkheden? Bekijk onze bedrijfsprocessen automatiseren pagina.