moneybird koppeling laten maken.

Bestelling binnen, factuur eruit

Iemand bestelt in je webshop. Daarna begint het handwerk: in Moneybird kijken of de klant al bestaat, anders een contact aanmaken, de regels op een factuur zetten, grootboekrekening en btw-tarief kiezen, versturen. En een week later in de webshop bijhouden dat er betaald is.

Moneybird heeft een open REST API die precies die stappen kan. Contacten en verkoopfacturen aanmaken, versturen per e-mail of via Peppol, en een seintje geven als er betaald is. Wij bouwen de koppeling die dat voor je doet, met een controlestap voor alles wat niet klopt.

Draait je boekhouding in Exact Online, dan is Exact Online orderverwerking automatiseren je pagina.

Standaard app of maatwerk

Voor webshops als Shopify bestaan kant-en-klare apps die bestellingen naar Moneybird sturen. Past zo’n app bij hoe jij werkt, gebruik hem. Wij gaan hem niet namaken.

Wij komen in beeld als het niet in een app past. Bestellingen uit twee of drie bronnen tegelijk. Een deel van je orders komt per mail. Je wilt een akkoord voordat een factuur de deur uitgaat. Of elk product moet op een eigen grootboekrekening, en de app kent maar één.

De route van webshop naar Moneybird

Bij een nieuwe bestelling stuurt je webshop of CRM een webhook. Dan gebeurt dit:

1. Contact opzoeken. Elk contact in Moneybird heeft een veld customer_id voor je eigen klantnummer, en je kunt op dat veld zoeken. Zo vinden we de klant terug zonder op naam te gokken.
2. Contact aanmaken als hij ontbreekt. Met de gegevens uit de bestelling.
3. Verkoopfactuur maken. Per regel met ledger_account_id en tax_rate_id, zodat grootboekrekening en btw per regel vastliggen.
4. Versturen. Per e-mail of via Peppol. Een verstuurde factuur gaat in Moneybird van concept naar open.

Bestellingen bestaan in de Moneybird API niet: de API kent geen verkooporders, dus we werken met facturen. Wil je eerst een voorstel naar de klant, dan wordt het een offerte.

Maak je je facturen al in een ander systeem? Dan zetten we ze als externe verkoopfactuur in Moneybird, met een link naar de bron en de PDF erbij. Zo is je boekhouding compleet zonder dat er twee keer gefactureerd wordt.

De betaald-status terug naar je shop

Moneybird kan een webhook sturen zodra een factuur betaald is: sales_invoice_state_changed_to_paid. Die vangen we op en we zetten de bestelling in je webshop, of de deal in je CRM, op betaald. Niemand hoeft meer twee schermen naast elkaar te leggen.

Blijft betaling uit, dan kan dezelfde koppeling na een vaste termijn iets in gang zetten. Hoe dat eruitziet, lees je bij debiteurenbeheer automatiseren.

Elke webhook die Moneybird stuurt, is ondertekend met een Moneybird-Signature en draagt een Idempotency-Key header. Wij controleren de handtekening voor we iets doen, en herkennen aan die sleutel een bericht dat twee keer binnenkomt. Moneybird probeert een webhook tot tien keer opnieuw als je kant niet antwoordt, dus dat tweede bericht komt echt.

Inkoopfacturen: de andere kant op

Een leverancier mailt een PDF. Een taalmodel leest leverancier, bedrag en btw eruit, en de workflow zet hem in Moneybird klaar als inkoopfactuur of bonnetje, met de PDF als bijlage. Iemand van jullie keurt goed. Wat er komt kijken bij het uitlezen van facturen en waar dat misgaat, staat bij factuurverwerking automatiseren.

Drie dingen die we afvangen

Twee facturen voor één bestelling. Je webshop stuurt een webhook dubbel, of een nieuwe poging na een time-out. Wij bewaren per ordernummer of er al een factuur gemaakt is, en kijken daar eerst naar.

Een klant zonder vast nummer. Staat je eigen klantnummer nog niet in customer_id, dan is dat vullen het eerste klusje van het project. Daarna is matchen geen gok meer.

Een product zonder regel. Een nieuw artikel of een klant in het buitenland past niet in je afspraken over grootboek en btw. Zo’n bestelling wordt geen factuur maar een uitzondering, met de reden erbij, tot iemand kiest.

Techniek: token, scopes en throttling

n8n heeft geen ingebouwde Moneybird node, dus we praten via HTTP-requests met https://moneybird.com/api/v2/{administration_id}/.... Inloggen gaat met een persoonlijk API token als Bearer token, of met OAuth2 als je liever een app registreert. Rechten gaan per scope: sales_invoices, documents, estimates, bank, time_entries en settings. We vragen alleen wat de koppeling nodig heeft.

Moneybird remt per IP-adres af: 150 verzoeken per 5 minuten, 50 per 5 minuten voor rapportages. Lijsten komen in pagina’s van hoogstens 100. Een eerste import van een flinke klantenlijst plannen we daarom in porties. Testen doen we in een gratis sandbox-administratie, waar facturen een watermerk krijgen. Hoe we dit soort verbindingen verder opzetten, staat bij api integratie.

Niet bouwen als

• Je een paar bestellingen per week hebt. Reken het eerst na met wat automatisering kost.
• De standaard app voor jouw webshop alles al doet wat jij nodig hebt.
• Je contactenlijst vol dubbelingen staat. Eerst opschonen.
• Elke factuur onderhandeld maatwerk is. Er valt dan weinig vast te leggen.

We zeggen het eerlijk als jouw situatie hieronder valt. Liever geen opdracht dan een koppeling die niemand gebruikt.

Prijs

Webshop naar Moneybird zonder taalmodel begint bij EUR 3.000. Laat je ook inkoopfacturen uit je mail lezen, dan start het bij EUR 4.000, met daarbovenop modelkosten per document. Meerdere bronnen, de betaald-status terug naar je shop en een uitzonderingslijst samen: EUR 6.000 tot 10.000. Wijzigingen later doen we tegen EUR 125 per uur, en je n8n-omgeving draaien kost EUR 20 tot 200 per maand. Alle banden op een rij: wat kost een ai agent.

Op e-Boekhouden.nl? Kijk bij e-Boekhouden koppeling. Bouw je het liever zelf en zoek je iemand die meekijkt, huur ons dan in als n8n consultant.