Exact Online automatiseren: facturen, boekingen en rapporten

Exact Online en de Nederlandse markt

Exact Online is de meest gebruikte boekhoud- en ERP-software in Nederland. Ruwweg 500.000 bedrijven en accountants werken ermee. Dat betekent dat bijna elk automatiseringsproject bij een Nederlands bedrijf vroeg of laat Exact Online raakt.

De goede nieuws: de Exact Online API is goed gedocumenteerd en breed inzetbaar. Je kunt er vrijwel alles mee doen wat je handmatig in de interface doet.

Dit zijn de meest waardevolle automatiseringen die we bouwen voor financieel teams en accountants.

Wat je kunt automatiseren

Verkoopfacturen aanmaken

De meest gevraagde automatisering: een klant doet een aankoop in een webshop, tekent een contract, of rondt een project af. Exact Online moet een factuur krijgen.

Handmatig: iemand opent Exact, zoekt de klant op, vult het bedrag in, voegt de regels toe, slaat op, stuurt. 10 tot 15 minuten per factuur.

Geautomatiseerd: zodra de trigger afgaat in het bronsysteem (WooCommerce, HubSpot, Teamleader of een eigen database), stuurt n8n een API-verzoek naar Exact Online. De factuur staat er direct in, inclusief alle boekhoudkundige rubricering die je van tevoren hebt ingesteld.

Wat je nodig hebt: Een webhook of trigger in het bronsysteem, een Exact Online API-verbinding via OAuth2, en de juiste grootboekrekening en kostenplaats als vaste waarden in de workflow.

Komt de trigger uit een webshop of CRM en gaat het om orders, lees dan orderverwerking automatiseren. Voor de bredere administratie: administratie automatiseren.

Betalingsmatching

Elke week checken debiteuren-medewerkers handmatig welke facturen betaald zijn, zoeken de bijbehorende bankregel op, en matchen ze in Exact. Bij 50 tot 100 openstaande facturen is dat een dagdeel werk.

De Exact Online API heeft endpoints voor zowel factuurstatus als banktransacties. Met een dagelijkse workflow vergelijk je welke facturen als betaald zijn binnengekomen in de bankfeed, voer je de matching door, en stuur je een overzicht naar de debiteurenadmin van gevallen die niet automatisch gematcht konden worden.

Bij regelmatige klanten met vaste bedragen loopt de automatische matchingsgraad richting de 85 tot 90%.

Bankafschriften inlezen en verwerken

Exact Online kan bankafschriften importeren via de API in het MT940-formaat of via directe bankintegraties. Met n8n kun je dit automatiseren: haal elke ochtend het bankafschrift op van de vorige dag en laad het in Exact.

Combineer dit met een simpele categorisatieregel. Transacties van bekende leveranciers worden automatisch naar de juiste grootboekrekening geboekt. Onbekende transacties worden gemarkeerd voor handmatige controle.

Voor accountants: Dit versnelt de maandafsluiting aanzienlijk. Boekingen die voorheen handmatig ingevoerd werden, staan er al in. De accountant controleert de uitzonderingen in plaats van alles handmatig te verwerken.

Lees meer over accountancy automatiseren.

Rapporten genereren en versturen

Exact Online heeft uitgebreide rapportage-functionaliteit, maar het versturen van standaardrapporten aan klanten of management is handmatig werk.

Met de Exact API trek je periodiek een Balans, Resultatenrekening of een debiteuren-ouderdomsanalyse. Die export verwerk je in een PDF-template en stuur je automatisch naar de ontvanger. Elke maand, elke week, of bij afsluiting van een boekjaar.

Voor accountants die dezelfde rapporten voor 20 klanten moeten versturen, scheelt dit uren per periode.

Debiteurbeheer en herinneringen

Openstaande facturen ouder dan 30, 60 of 90 dagen. Exact Online heeft die data. Maar herinneringen handmatig uitsturen is arbeidsintensief.

Met een workflow die dagelijks de Exact Online API checkt op vervaldatums, stuur je automatisch een eerste herinnering op dag 14, een tweede op dag 30, en een escalatie naar de accountmanager op dag 45.

De herinneringen worden verstuurd via email of, als je dat wenst, via een SMS-integratie. De status in Exact wordt bijgehouden. Zodra een factuur betaald is, stopt de herinneringscyclus.

Wat het oplevert: Kortere DSO (Days Sales Outstanding). Teams die dit invoeren zien gemiddeld 15 tot 25% verbetering in betalingstermijn. Lees meer over debiteurenbeheer automatiseren.

Leveranciersfacturen verwerken

Inkomende facturen via email zijn een pijnpunt voor veel administraties. De factuur komt binnen als PDF, iemand opent hem, typt de gegevens over in Exact, boekt hem op de juiste rekening.

Met een automatisering scan je het PDF-bestand via een OCR-service die de relevante velden extraheert (leverancier, bedrag, datum, factuurnummer, IBAN). Die data gaat naar Exact Online als concept-inkoopboeking. De financieel medewerker controleert en keurt goed in plaats van zelf in te typen.

Hoe goed dat uitlezen gaat hangt volledig af van je leveranciersbestand: vaste leveranciers met een vaste lay-out gaan goed, eenmalige leveranciers en ingescande bonnetjes gaan regelmatig mis. Die laatste markeer je voor handmatige controle. De valkuilen hierbij, en wanneer je dit juist niet moet bouwen, staan op digitale factuurverwerking.

Hoe je verbinding maakt met de Exact Online API

Exact Online gebruikt OAuth2 voor authenticatie. Het proces:

1. Registreer een app binnen Exact Online zelf, via Bedrijfsnaam, Import/Export, App registrations. De oude route via apps.exactonline.com leidt tegenwoordig naar de publieke App Store
2. Wil je de app aan externe klanten aanbieden, dan dien je hem in voor review en geef je daar op welke API-domeinen hij gebruikt, bijvoorbeeld financial-accounting of purchase-invoices. Voor een koppeling op je eigen administratie hoeft dat niet
3. Doorloop de OAuth2-flow om een access token en refresh token te krijgen
4. Gebruik het access token in je API-verzoeken

In n8n sla je de credentials op als een OAuth2-verbinding. n8n vernieuwt de access token automatisch als die verloopt.

Basis API-structuur:

GET https://start.exactonline.nl/api/v1/{division}/salesinvoice/SalesInvoices
POST https://start.exactonline.nl/api/v1/{division}/salesinvoice/SalesInvoices

De division is het administratienummer in Exact. Als je meerdere administraties beheert, herhaal je de workflow per divisie.

Beperkingen

De rate limit is 60 verzoeken per minuut per app per administratie, met daarnaast 5.000 verzoeken per dag per administratie en een plafond van 20.000 per dag over je hele contract (30.000 met Premium). Elke administratie heeft dus een eigen minuutbudget, maar dat contractplafond zit daaroverheen en dat raak je bij bulk als eerste. Bij workflows die veel records tegelijk verwerken bouw je een vertraging in. In n8n gebruik je de “Wait” node of de batch-instellingen. Parallelle aanroepen zijn niet toegestaan.

Journaalposten kun je wel degelijk via de API aanmaken, inclusief meerdere regels in een keer. Je post naar generaljournalentry/GeneralJournalEntries met de regels inline in de verplichte GeneralJournalEntryLines-collectie, en per regel geef je CostCenter, CostUnit, Project en VATCode mee. Twee dingen om te weten: er is geen PUT op de header, dus een geboekte post corrigeer je met een nieuwe post in plaats van hem te wijzigen, en beginbalansposten maak je hier niet mee aan.

Historische data heeft soms beperkingen afhankelijk van je abonnement en de lengte van de bewaarperiode in Exact. Controleer welke boekjaren toegankelijk zijn via de API voor je rapporten over meerdere jaren bouwt.

Multiboekhouding: als je meerdere divisies hebt, behandelt de API elke divisie apart. Je loopt de divisies in een loop langs in je workflow.

Waar beginnen

De verkoopfactuur-automatisering levert de snelste ROI als je meer dan 20 facturen per maand aanmaakt vanuit een ander systeem. Bij een webshop of SaaS met maandelijkse facturering is dit bijna altijd de eerste stap.

Heb je een debiteurenadministratie met veel openstaande facturen, begin dan met de herinneringscyclus. De eerste dag dat je hem live zet, zie je al resultaat.

Voor accountants die meerdere klanten beheren is de rapportage-automatisering de hoogste tijdsbesparing per ingewerkte uur.

De twee koppelingen waar het vaakst naar gevraagd wordt hebben een eigen pagina, met de valkuilen erbij: orderverwerking automatiseren voor orders die vanuit een webshop of CRM in Exact moeten landen, en digitale factuurverwerking voor inkomende leveranciersfacturen. Voor de rest van de administratie: administratie automatiseren en debiteurenbeheer automatiseren.