administratie automatiseren.
Inkoopfacturen, verkooporders, herinneringen en bankmutaties. Een overzicht van wat je in je administratie automatiseert, per stap en per boekhoudpakket.
Administratie is niet één proces
“De administratie automatiseren” klinkt als één project. In de praktijk zijn het losse stromen, elk met een eigen begin en eind, en elk met eigen valkuilen. Wie alles tegelijk wil, bouwt iets wat niemand meer overziet. Daarom beginnen we altijd bij de stroom die nu de meeste tijd kost.
Deze pagina is het overzicht. Per stroom staat hieronder wat we bouwen en waar je de uitwerking vindt.
De vier stromen
Inkoopfacturen. Een PDF komt binnen op je factuuradres, iemand typt leverancier, bedrag en btw over en boekt hem. Dat overtypen kan weg: de factuur wordt uitgelezen en als concept klaargezet, iemand keurt goed. Uitgewerkt voor Exact Online bij factuurverwerking automatiseren.
Verkooporders en verkoopfacturen. Een bestelling uit je webshop of een gewonnen deal in je CRM moet in je boekhouding landen, zonder dat iemand hem overtypt en zonder dubbelingen. Uitgewerkt bij Exact Online orderverwerking automatiseren.
Herinneringen en openstaande posten. Facturen die je verstuurt en die te laat betaald worden. Herinneringen die altijd op tijd gaan, en een escalatie als het te lang duurt. Zie debiteurenbeheer automatiseren.
Bank, betalingen en rapportages. Betalingen matchen met openstaande facturen, en de maandcijfers die elke maand uit dezelfde systemen bij elkaar worden geplakt. Wat er in Exact kan, staat in Exact Online automatiseren. Voor rapportages over meerdere bronnen: rapportage automatisering.
Per boekhoudpakket
De aanpak is overal hetzelfde: een vaste bron, regels voor wat waar hoort, een uitzonderingsrij voor wat niet klopt, en een mens die goedkeurt. Wat verschilt is wat het pakket via zijn API toelaat.
- Exact Online. De uitgebreidste uitwerking staat in Exact Online automatiseren.
- AFAS Profit. Inkoopfacturen en verkooporders via de connectoren van AFAS, zie AFAS koppeling.
- Moneybird. Contacten, verkoopfacturen en inkoopfacturen via een open API met webhooks, zie Moneybird koppeling.
- e-Boekhouden.nl. Facturen en boekingen via de REST API, zie e-Boekhouden koppeling.
Staat jouw pakket er niet bij, dan kijken we in het eerste gesprek wat het naar buiten openzet. Heeft het geen API, dan is een vaste export of een mail naar een vast adres vaak een prima tweede route.
Per branche
Werk je op een accountantskantoor met veel administraties, kijk dan bij automatisering in de accountancy. In de bouw lekt het geld vooral bij meerwerk en termijnfacturen: zie AI en automatisering voor de bouw.
Wat het kost
Eén stroom zonder taalmodel start vanaf EUR 3.000. Komt er een taalmodel bij, bijvoorbeeld om PDF’s te lezen, dan begint het bij EUR 4.000. Een keten van 5 tot 10 workflows, bijvoorbeeld inkoop, verkoop en herinneringen samen, zit tussen EUR 6.000 en EUR 10.000. Aanpassingen achteraf kosten EUR 125 per uur, hosting EUR 20 tot 200 per maand. Of het voor jou loont, reken je na met automatiseringskosten: wat kost automatisering.
Input: een bedrijfsnaam. Output: de beslisser gevonden en gekwalificeerd, met een persoonlijk bericht klaar in HubSpot. Sales leest het na en verstuurt.
Chatbot die dagelijks prijzen ophaalt van alle providers en bezoekers direct het beste aanbod geeft. Geen verouderde data, geen handwerk.
Welke stap in je administratie kost jou nu de meeste tijd?
Plan een gesprek →